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聊聊:档案知识学堂——全宗档案的立卷分类与内容

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发表于 2021-10-20 08:16 | 显示全部楼层 |阅读模式

  全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案管理系统的内容欢迎详细阅读下文,也可以到网站了解,作为业内的标杆企业和网站,我们会安排专业人士为您解答,让您更了解!


  全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号,用于区分各立档单位,也便于日常管理和查询。

  (一)立卷的含义及意义

  档案不同于图书,单份文件是零散的、大量的,一般不宜作为独立的保管单位,而且,文件之间常有密切的联系,若将有联系的文件随意分开,将会失去其原有价值。所以,人们在整理档案时,将若干互有联系的文件组合成一个有机整体,称“案卷”,将文件编立成案卷的过程称“立卷”或“组卷”。案卷是密切联系的若干文件的组合体,它是档案基本的保管单位,通常也是统计档案数量和进行检索的基本单位之一。案卷是组成全宗的基本单位。立卷是档案整理工作的重要基础,立卷工作的好坏、案卷质量如何,是衡量档案整理工作水平的重要标志。

  (二)立卷与全宗内档案分类的关系

  立卷工作在我国一般由文书处理部门和业务部门负责,但档案部门须与之协调,如对归档案卷进行质量检查验收,对不合要求的案卷进行加工,对零散文件进行立卷等。

  立卷与全宗内档案的分类是相互联系的两项工作。分类是按一定标准把一个全宗内的档案划分为若干类别,每一次划分只能使用一种标准,不能同时使用两种或两种以上的标准,同一类内的各小类之间是并列关系;立卷是按一定特征把文件组合成若干保管单位,同一类内的文件组卷,可根据需要同时使用多种特征。比如,对一部分文件可按问题特征进行立卷,另一部分文件可按时间特征进行立卷,同一类内的各个案卷之间的关系因而也比较复杂,有的是并列关系, 有的是交叉关系,还有的是从属关系。立卷与分类的共同之处在于都是按照一定特征集中、组合档案文件,以保持文件之间在某些方面的联系,实质上都是对文件的分类,只不过分类的层次有别,分类的次序有先后,分类的范围大小不同。

  文件分类与立卷的程序一般是先后关系,先分类(包括区分全宗)再立卷,分类通常是立卷的前提,分类的方法和质量,对立卷有一定的影响, 甚至有决定作用。立卷对分类也有一定的制约, 有些案卷是在历史上形成的密不可分的一组文件整体,在重新分类整理时则应当在原来案卷的基础上进行分类,如对于公安、司法、监察、人事部门的档案在进行分类时应考虑文件之间的微观联系,因为在处理一个案件过程中形成的全部文件是不可分割的,必须组成一个案卷,分类只能在这些案卷的基础上进行。因此,确定分类方法和制定分类方案之前,必须考虑到这些文件如何组成案卷的问题。在立卷过程中,如果发现所订分类方案或分类有错误时,必须加以修正。可见,立卷不能完全在分类之后进行,先立卷后分类或两者结合进行的情况也会时常发生。

  (三)立卷工作的内容

  立卷工作的内容包括组成案卷单位,拟写案卷标题,卷内文件的排列与编号,填写卷内文件目录与备考表,案卷封面的编目与案卷的装订等工作内容。

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