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密集架使用过程中注意事项

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发表于 2021-1-15 20:05 | 显示全部楼层 |阅读模式

  原标题:密集架使用过程中注意事项


  密集架使用过程中注意事项

  一般在档案库房密集架使用的时候应该注意以下几点事项。档案密集柜的相关问题可以到网站了解下,我们是业内领域专业的平台,您如果有需要可以咨询,相信可以帮到您,值得您的信赖!

  1、火灾是能够对档案造成重大损失的直接隐患,而且永久性的无法挽回。密集架本身具有一定的阻燃和防火功能,但是,档案库房首先要做好消防安全防护措施。在开始预先建设库房密集架时,就应当选用一些耐燃、阻燃的防火材料,严把质量关,不得使用不符合标准的材料,更不能使用易燃材料。同时还应当配备一些灭火器材,以防需要时使用。不得使用规定外的电气、电器设备,如电水壶、电炉等,有条件的单位还可以加装消防警报电子监控设备。

  2、防盗是防止人为因素破坏档案的必要措施。档案对企业是无价的,但对于某一对象也许就是废品一堆,安装必要的防盗设施是必不可少的。虽然密集架木身具有安全锁,但还应当加装其他的防盗措施,例如加装防盗门、防盗网等,还可安装电子红外监控警报装置,避免不必要的损失。

  3、档案在保管存放中,光线的损伤也是不可忽视的。光线中的紫外线辐射对纸张中的纤维素和木质素都有很大的破坏作用,降低纸张强度,所以档案密集架应当安装在避免日光直晒的档案室。实在不可避免阳光直射的档案室,可采用遮阳窗帘来防止光线照射,也应尽量避免灯光长时间直射档案,避免档案因紫外线辐射使纸张保存期缩短。

  4、在炎热和潮湿的环境下,档案极其容易发生霉变。档案一旦发生霉变,霉菌很难根除,渗透到纸张内部的莓菌还会使纸张变的脆弱变色,甚至使档案上的字迹变的模糊不清,牢固性在数天之内降低,有的还会使档案整体粘连,无法识别,因此,档案库房密集架应安装放置的在尽量通风的档案室。档案若已经发生霉变,可用软刷或干布尷取福尔马林、酒精轻轻擦去霉菌,然后自然晾干。如果档案室密集架建在沿海或水域周边的单位,还可配备除湿机,或者在密集架内放置干燥剂,并定期检查更换,保证档案存放在有利环境之中。

  5、档案存放保管时还需要防止被虫蛀蚀,一旦发生,轻者损坏档案,无法复原,重者千疮百孔,档案损毁。防蛀的方法其实很简单,保持档案室内的空气流通,清洁干燥。对新装入的档案,应当仔细检查,发现有虫蛀,需要经过杀虫处理后方可装入密集架档案柜,对已经装入档案密集架的档案材料,需要定期查看,分类整理,并做好相应记录。发现虫害,及时治理。档案室应当定期检查,有的单位认为只有用档案的时候才到密集架去查找,其他时间就不去,一旦有虫蛀、鼠害发生,追悔莫及。为了有效的防虫和杀虫,也可以放置一些档案专用防虫药物在档案密集架中。

  6、灰尘的存在会使档案纸张摩擦和破坏,纸张表面容易起毛使档案的字迹模糊不清。烟尘、水泥灰尘有酸碱性,有较强的腐蚀作用,灰尘还是微生物寄生和繁殖的掩护者,是各种霉菌的传播者。档案室的密集架,需要通风干燥,灰尘就难以避免,所以,保护好档案必须做好防尘工作。要经常打扫清理档案室,清洁档案密集架和装载档案的用品,防止灰尘将档案污染。

  7、档案存放在档案室的密集架中,在高温潮湿的环境下很容易生霉、长虫。避免将库房建在建筑房屋的顶层或西向夕晒的房间。库房要经常监测温度和湿度,使其变动在规定范围内。为了使库房的温度和湿度在最佳范围内,可采用自然调节和机器控制两种办法。自然调节主要是采用密封的办法隔热、隔湿,或采用定期通风的办法降温、降湿等。机器控制则是采用电器设备,控制库房温湿度,如空调和抽湿机等。

  8、防止档案受到如揉、折、撕裂、擦伤、划伤等的损伤。①要采用合格适当的保管档案装具存放档案,一般有档案专用的档案库房密集架、档案室资料柜、手动档案密集架、智能档案密集架、各种规定的档案盒等,包含装订的要求和摆放的规定等。②要注意在查找、借阅、外借、使用档案的过程中,要轻拿轻放,小心维护,不能使用蛮劲来拿取或放置档案。对已发生机械损伤或虫蛀残破的档案,可采用托裱、复制的方法进行及时修复。

  密集架的保养维护

  对于档案室的密集架木身也应当注意保养维护,密集架架体表面通常经过多层的防锈处理,不要用钥匙、铁器等尖利物品刮伤架体表面,这样会破坏防锈层;喷塑表面严禁用汽油、高度酒精、松香水、香蕉水擦洗、这样会使喷塑表面失去光泽和退色;保持导轨沟槽清洁干净,无杂物堵塞,避免发生机械故障。

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